Artikelübersicht
SMART.VO - Handbuch
Einstellungen & Einrichtung
- Rolle eines Nutzers zuweisen oder entfernen
- Zuordnung eines Nutzers zu einem SMART.VO-Therapeuten entfernen
- Unterschied zwischen HENARA Account und Therapeut in SMART.VO
- Kennwort für einen HENARA Account zurücksetzen
- Zugriffsrechte für Therapeuten einstellen
- Eine Praxis einer Praxisgruppe hinzufügen in SMART.VO
- Stammdaten eines Anbieters in SMART.VO festlegen
- Kleinunternehmerregelung in der Praxis hinterlegen
- Angebote in SMART.VO Therapeuten zuordnen
- Arbeitszeiten eines Therapeuten im SMART.VO-Kalender anpassen
- Arbeitszeiten in einem Wochenplan bearbeiten
- Freischaltcode für die App erneut an Therapeuten senden
- App-Nutzung für einen Therapeuten aktivieren
- Wochenarbeitszeit bei Therapeuten hinterlegen
- Öffnungszeiten der Praxis anpassen
- Therapeuten hinzufügen
- Neue Therapeuten anlegen
- Programmeinstellungen SMART.VO
- Programmeinstellung > Verordnung
- Scangröße anpassen
- E-Mail-Adresse für Terminmails festlegen
- Eigenes Logo - Praxisbild in Berichten / Reporten
- Absagefrist in Termin-E-Mails konfigurieren
- Reporte und Druckoptionen in den Programmeinstellungen konfigurieren
- Passive Heilmittel im Terminplaner anzeigen
- Reporte in Programmeinstellungen > Anwendung konfigurieren
- Fehlende Spalten - Konfigurieren der Hinweisfelder
- Spalten in Tabellen anpassen
- Tabelleninhalte mit Farben hervorheben
- Voraussetzungen für Kurzzeitabos/ 10er Karten einstellen
- Praxisgruppen-Admin anlegen
- Öffentliche Präsentation einer Praxis in PRAXX.ME steuern
- Kennwort für den Praxisgruppen-Admin im Admin Portal zurücksetzen
- E-Mail-Adresse für einen HENARA Admin Account ändern
- PRAXX.ME-Lizenz für eine Praxisgruppe durch HENARA freischalten
- Anbieterindividuelle Webadresse für PRAXX.ME Express festlegen
- Anbieterlogo im PRAXX.ME Admin-Portal vorbereiten und hochladen
- Heilmittel in SMART.VO als „Online-Heilmittel“ aktivieren
- Anbieterbanner im PRAXX.ME Admin-Portal vorbereiten und hochladen
- Anzahl der Buchungen pro Kunde in PRAXX.ME begrenzen
- Lokale Buchung für eine Praxis in PRAXX.ME aktivieren
- Anbieterlogo oder Anbieterbanner in den PRAXX.ME-Einstellungen ändern
- E-Mail-Adresse für Kontakt- und Bestätigungsmails in PRAXX.ME hinterlegen
- Unterstützte Prozesse für PRAXX.ME in SMART.VO aktivieren
- Verordnungsfall in PRAXX.ME aktivieren
- Einstellungen zurücksetzen und Cache invalidieren in der SMART.VO APP
- Favoritenmenü in der SMART.VO APP festlegen
- Gerätekalender in die SMART.VO APP importieren
- Schnellhilfe in der SMART.VO APP aktivieren
- SMART.VO APP aktualisieren
- Dunklen Modus in der SMART.VO APP aktivieren
- Systemvoraussetzungen für SMART.VO auf dem Mac prüfen und Software herunterladen
- UTM auf dem Mac installieren
- Virtuelle Maschine in UTM konfigurieren
- Windows 11 in UTM installieren
- Windows-ISO in UTM entfernen
- Windows Updates vor der SMART.VO Installation einspielen
- UTM Guest Tools installieren
- SMART.VO auf Windows installieren
- SMART.VO Konfiguration und Datenbank auf den Mac übertragen
Erste Schritte
- SMART.VO-Onboarding über das Webformular abschließen
- Systemanforderungen für einen Praxisrechner prüfen
- Erste Schritte in SMART.VO
- Termin aus einer Verordnung im Kalender planen
- Interaktive Heilmittelverordnung nutzen
- Rückseite der Heilmittelverordnung dokumentieren
Externe Geräte
- Scanner in SMART.VO erkennen
- Brother-Scanner für SMART.VO einrichten
- Leerseitenerkennung für schwach bedruckte Scans anpassen (SMART.VO)
- Unterstützte eGK-Lesegeräte in SMART.VO
- Cherry 1: Elektronische Gesundheitskarte mit dem Cherry eGK-KVK Reader testen
- Cherry 2: Port eines Cherry eGK-Lesegerätes konfigurieren und in SMART.VO hinterlegen
- Cherry 3: Cherry eGK-Lesegerät prüfen, wenn keine Kartendaten angezeigt werden
- Cherry 4: Fehler ERR_TRANS beim Cherry eGK-Lesegerät beheben
- Labeldrucker: Etikettendruck aus SMART.VO testen
- Labeldrucker für SMART.VO einrichten
- CHECK.IN TERMINAL - Quick Start
- CHECK.IN: Einführung
- CHECK.IN: Empfohlenes technisches Equipment
- CHECK.IN: Apps in der Testphase
- CHECK.IN: Endgerät in Admin-Portal hinzufügen
- CHECK.IN: Registrierung der App per QR Code
- CHECK.IN: Registrierung der App mit Registrierungsschlüssel
- CHECK.IN: Patient möchte sich künftig mit Karte am Terminal anmelden
- CHECK.IN: Sind alle angemeldeten Patienten eines Kurses vor Ort?
- CHECK.IN: Fehlende Unterschriften kontrollieren
- CHECK.IN: Chipkarte ist beschädigt oder nicht nutzbar
- CHECK.IN: Patient hat die Karte vergessen oder verloren
- CHECK.IN Terminal: Ich habe vergessen, mich auszuloggen
- CHECK.IN: Therapeuten-Chipkarte oder PIN wechseln
- CHECK.IN Aushang für deine Praxis
- CHECK.IN: Mit Chipkarte einchecken
- CHECK.IN: Einen verpassten Termin angeben
- CHECK.IN: Unterschrift für einen offenen Termin nachholen
- CHECK.IN: Weiterführende Fragen
- CHECK.IN: Terminal zurücksetzen
Patienten
- Patientendaten im Patientenverzeichnis ändern
- GKV-Karte bei Patienten einlesen
- Patient während der Verordnungsanlage hinzufügen
- Patientenakte in SMART.VO bearbeiten
- Patienten ohne hinterlegte Dokumente erkennen (SMART.VO)
- SMART.VO APP Dashboard öffnen
- Patient im Schnellanlage-Menü der SMART.VO-App anlegen
- Patientenakte in der SMART.VO APP öffnen und Dokumentation erstellen
- Patienten-Stammdaten in der SMART.VO APP bearbeiten
- Patienten in der SMART.VO APP suchen
- Patient in der SMART.VO APP anlegen
- Schwarze-Liste-Status eines Patienten in der SMART.VO APP erkennen
- E-Mail an einen Patienten in der SMART.VO APP senden
- Patiententermine in der SMART.VO APP anzeigen
Verordnungsverwaltung
- Blankoverordnung Physiotherapie vor Anlage in SMART.VO prüfen
- Blankoverordnung Physiotherapie in SMART.VO anlegen
- Blankoverordnung Ergotherapie vor der Anlage in SMART.VO prüfen
- Blankoverordnung Ergotherapie in SMART.VO anlegen
- Langfristigen Heilmittelbedarf einordnen
- Antragspflicht für langfristigen Heilmittelbedarf prüfen
- Antrag auf langfristigen Heilmittelbedarf stellen
- Behandlung im Antragsverfahren fortsetzen
- Krankenkassenentscheidung zum Antrag prüfen
- Arztwechsel bei langfristigem Heilmittelbedarf prüfen
- Krankenkassenwechsel bei langfristigem Heilmittelbedarf prüfen
- Langfristigen Bedarf und Verordnungsbedarf unterscheiden
- Bedarf und Behandlungsmenge unterscheiden
- Diagnoseliste für langfristigen Bedarf prüfen
- Ärztedatenbank in SMART.VO öffnen
- Berufsgenossenschafts oder Bundeswehrverordnung in SMART.VO anlegen
- Diagnose aus einem ICD-10-Code als Text eintragen
- Favoritenverordnung als Vorlage anlegen
- Favoritenverordnung verwenden
- Heilmittel oder Hausbesuch aus einer Verordnung entfernen
- Neuen Verordnungsfall erkennen
- Private Zusatzleistungen an eine Verordnung anhängen
- Unterbrechungen und Frequenzabweichungen bei Podologie-Verordnungen prüfen
- Zusätzliches Heilmittel wie WT oder Paraffin in einer Verordnung hinzufügen
- Zweiten ICD-10-Code in einer Verordnung auswählen
- Verordnung manuell erfassen
- Verordnung per Scan erfassen
- Verordnung nachträglich zu einem Schnellanlage-Termin hinzufügen
- Spangenbearbeitung für Podologen einrichten
- Verordnung löschen
- Document-Viewer zur Verordnung ein- und ausschalten
- Patientenhistorie statt Verordnungshistorie in der Verordnungsansicht anzeigen
- SMS-Erinnerungen für eine Praxis aktivieren und prüfen
- Wissen: KMT-Verordnungen auf Mengenbegrenzung prüfen
- Elektronische Unterschrift für Patienten einrichten
- Metadaten an einem Datensatz verwalten
- Therapeuten für bereits erfasste Therapietermine in der Verordnung ändern
- Behandlungsvertrag erstellen und digital unterschreiben
- Verordnungen mit Gültigkeitsablauf anzeigen
- Verordnungen eines Patienten anzeigen
- Verordnung nachträglich in SMART.VO einscannen
- Dokument per Mail an einen Arzt über SMART.VO verschicken
- Kontrolltermin bei der Spangenbehandlung berücksichtigen
- Spangen an unterschiedlichen Zehen auf getrennten Verordnungen dokumentieren
- Verordnung im Schnellanlage-Menü der SMART.VO APP anlegen
- Verordnungen eines Patienten in der SMART.VO APP anzeigen
Termin- und Kalenderverwaltung
- Wochenpläne für Arbeitszeiten im Terminplaner anlegen
- Kategorien für Arbeitszeiten im Terminplaner anlegen
- Individuelle Arbeitszeiten im Terminplaner anpassen
- Arbeitszeiten für einen Therapeuten im Terminplaner anlegen
- Vorlagen für Arbeitszeitpläne verwalten
- Behandlungsdauer eines Heilmittels ändern
- Farbe eines Heilmittels im Terminplaner ändern
- Mehrere Praxen gleichzeitig im Terminplaner anzeigen
- Individuelle Terminmarkierungen im Terminplaner einrichten und verwenden
- Individuelle Anpassungen für den Terminplaner vornehmen
- Details eines Termins ohne Verordnung in der SMART.VO APP öffnen
- Räume mit Heilmitteln verknüpfen und verwalten
- Behandlungsort im Terminplaner anzeigen
- Terminzettel für Termine und Dauertermine drucken
- Terminzettel für Einzeltermine ausdrucken
- Termin per Schnellanlage im Kalender anlegen
- Selbstzahler-Termin im Kalender anlegen
- Unvollständig terminierte Verordnungen anzeigen
- Termine in den Terminplaner übernehmen in SMART.VO
- Einzeltermin ohne Verordnung reservieren
- Einzeltermin ohne Verordnung in Schnellanlage umwandeln
- Dauertermine im Terminplaner anzeigen
- Weitere Termine eines Patienten anzeigen
- Terminstatus in SMART.VO-Kalender korrekt setzen
- Einstellungen für die smarte Warteliste im Terminplaner festlegen
- Patienten zur smarten Warteliste hinzufügen und Wartelistenwünsche festlegen
- Warteliste im Terminplaner konfigurieren
- PRAXX.ME Kundenportal Grundfunktionen
- Onlinebuchungszeiten in der SMART.VO-Zeitplanung festlegen
- Gesetzliche Heilmittel vor der Online-Freigabe fachlich prüfen
- Neue Terminanfragen im SMART.VO-Kalender prüfen und bearbeiten
- Termin mit PRAXX.ME Express buchen
- Termin im PRAXX.ME Kundenportal buchen
- Termine im PRAXX.ME Kundenportal verwalten
- Therapiegeräte anlegen und mit Heilmitteln verknüpfen
- Terminkalender in der SMART.VO APP öffnen
- Freien Termin in der SMART.VO APP ändern
- Termin im Schnellanlage-Menü der SMART.VO APP anlegen
- Termin in der SMART.VO APP absagen
- Termin in Verordnung in der SMART.VO APP anlegen
- Freien Termin in der SMART.VO APP anlegen
- Termin in der SMART.VO APP über das Verschieben-Feld verschieben
- Einfache Sperrzeit in der SMART.VO APP anlegen
- Kalenderdaten in der SMART.VO APP aktualisieren
- Termin in der SMART.VO APP per Drag and Drop verschieben
- Details eines Termins in Verordnung in der SMART.VO APP öffnen
- Termin ohne Verordnung in der SMART.VO APP anlegen
- Terminliste in der SMART.VO APP öffnen und filtern
- Filter im Terminkalender der SMART.VO APP anwenden
- Arbeitszeit und Onlinebuchungszeit eines Therapeuten in der SMART.VO APP anzeigen
- Im Terminkalender der SMART.VO APP vor- und zurück navigieren
- Datum im Terminkalender der SMART.VO APP auswählen
- Kalenderdarstellung in der SMART.VO APP anpassen
- Terminerinnerung für einen Patienten in der SMART.VO APP aktivieren
- Sperrzeit im Schnellanlage-Menü der SMART.VO APP anlegen
- Farbcodes von Terminen in der SMART.VO APP verstehen
- Kalenderansicht in der SMART.VO APP wechseln
Dokumentation von Behandlungen
Kursverwaltung und Rehasport
- Zwischenabrechnung für geeignete Verordnungen durchführen
- Kurs erstellen
- Unterschrift für einen Kurstermin in der SMART.VO APP erfassen
- Teilnehmer einem Kurs hinzufügen
- Kurs in der SMART.VO APP anlegen
Rechnungsstellung und Zahlung
- Rechnung erstellen
- Rechnung suchen
- Stornierung von Rechnungen
- Rechnungen mahnen
- Zählerversatz für Rechnungsnummern vergeben
- Heimrechnungen vorbereiten
- Private Heilmittel und Heilmittelpositionen anlegen
- Private Preisliste für Privatleistungen anlegen
- Preislisten aktivieren oder deaktivieren
- Heilmittel und Preislisten in SMART.VO finden und pflegen
- Artikel anlegen
- Zuzahlungsrechnung anpassen
- Verordnung vollständig terminieren, damit die Zuzahlung korrekt berechnet wird
- Gutschein anlegen und drucken
- Zahlungseingang auf SMART.VO-Rechnung verbuchen
- Programmeinstellungen: Mahnlauf
- Übersicht Kassenbuch: Inhalte, Kassenstand und Export
- Zuzahlungen im Kassenbuch verwalten
- Falsch gebuchte Barzahlung auf EC-Kartenzahlung korrigieren
- SEPA-Lastschriftmandate erzeugen
- SEPA-Lastschriftmandat in SMART.VO auswählen
- Offene Posten zum 31.12. des Vorjahres ermitteln
- Zahlungseingang erfassen
- Zahlungsrestbetrag erlassen
Abrechnung
- Verordnungen und Systemdaten vor der Abrechnung abgleichen
- Verordnung vor der Abrechnung prüfen
- Abrechenbare Verordnungen anzeigen
- Rote Validierung bei überschrittener Gesamtverordnungsmenge prüfen
- Zwischenabrechnung bei der Spangenbehandlung durchführen
- Podologie: Verordnung vor der Abrechnung prüfen
- Abrechnungspaket in SMART.VO erstellen
- Verordnungen aus einem Abrechnungspaket entfernen
- Abrechnungspaket löschen
- Verordnung suchen
- Abrechnungspaket in SMART.VO versenden für Abrechnungskunden
- Begleitzettel für ein Abrechnungspaket in SMART.VO drucken
- Prüfen, ob für eine Verordnung bereits eine Rechnung erstellt wurde
- Vertragslauf durchführen
- Neu in der Selbstabrechnung: Was ändert sich?
- Selbstabrechnung verstehen
- Voraussetzungen für die Selbstabrechnung in SMART.VO prüfen
- Lizenz zur Selbstabrechnung prüfen
- Abrechnungspaket als Selbstabrechner versenden
- Abrechnungspaketversand nach Abbruch fortsetzen
- Elektronische Dateien versenden
- Taxierungslabel nachträglich drucken
- Verordnungen als Selbstabrechner postalisch an die Krankenkasse versenden
- Elektronische Dateien versenden mit SMART.VO 2026.3.3.0
- Absetzung in der Selbstabrechnung einordnen
- Absetzung in einer Verordnung erfassen
- Widerspruch zu einer Absetzung erstellen
- Widerspruch stattgeben
- Widerspruch ablehnen
- Verordnungen mit Absetzung anzeigen
- Zuzahlungsnachforderung anlegen
- Zahlungseingang auf Nachforderung verbuchen
- Zuzahlungsnachforderung über EWB absetzen
- Zahlungseingang auf Zuzahlungsnachforderung verbuchen
- Nachforderung vom Typ „Fehlende Position“ anlegen
Berichte, Vorlagen und Formulare
- Statistik zu Verordnungen nach Ärzten aufrufen
- Statistiken für die Praxisgruppe anzeigen
- Arbeitszeiten im Terminplaner auswerten
- Arbeitszeiten von Therapeuten auswerten
- Arbeitszeiten und Urlaub per Report auswerten
- Therapiebericht erstellen und per E-Mail an den Arzt versenden
- Wasserzeichen in Reporte einfügen
- Neue Felder in Reporte einfügen
- Praxislogo für Reporte hinterlegen
- Felder in Reporten ausblenden
- Report-Vorlage modifizieren und speichern
- Vorlage für Therapiebericht anpassen
- Unterschrift im Report des Funktionstrainings hinterlegen
- Tabellen und Auflistungen in SMART.VO exportieren
- Datenschutztexte in den Praxisinformationen anpassen
- Praxisschreiben erstellen
- DSGVO-Erklärung unterschreiben lassen
Support, Updates und Weiterentwicklung
- SMART.VO auf dem Mac installieren und nutzen
- PC Visit Kunden-Modul installieren und einrichten
- Systemstatus prüfen und Daten kopieren
- Heilmittelrichtlinien ab 01.01.2021 in SMART.VO berücksichtigen
- SMART.VO und CASH.VO Update 2026.2.9 vom 07.07.2026
- SMART.VO Release 2026.2.5 vom 06.05.2026
- SMART.VO Release 2026.2.6 vom 23.05.2026
- SMART.VO Release 2026.2.8 vom 20.06.2026
- SMART.VO Release 2026.2.9 vom 07.07.2026
- SMART.VO APP Update auf die Version 0.8.0 vom 24.08.2026
- SMART.VO APP Update auf die Version 0.7.0 vom 02.06.2026
- SMART.VO APP Update auf die Version 0.6.7 vom 07.05.2026
Sonderfälle und typische Fehler
- Heilmittel lassen sich nicht hinzufügen
- Windows-Anwendungsfehler von SMART.VO prüfen
- SMART.VO neu starten
- Probleme mit dem Scanner in SMART.VO beheben
- Technische Hilfe für IT-Dienstleister und Praxis-Administratoren
- Arztkorrektur drucken und als PDF versenden
- Termine und Dokumente nach abgeschalteter Lizenz ansehen
- SMART.VO mit lokaler Datenbank auf einen neuen Computer umziehen
- SMART.VO über eine Desktop-Verknüpfung mit einer bestimmten Konfiguration starten
- SQL 1: Backup-Strategie für eine SMART.VO SQL-Datenbank festlegen
- SQL 2: SMART.VO SQL-Datenbank mit dem Skript backup_database.vbs sichern
- SQL 3: Automatisches Backup der SMART.VO SQL-Datenbank in der Windows-Aufgabenplanung einrichten