Ziel

In dieser Anleitung aktivierst du SMS-Erinnerungen für eine Praxis und prüfst die Voraussetzungen für den Versand. Danach können Patienten per SMS an ihre Termine erinnert werden.

Voraussetzungen

• Für die Praxis ist eine passende Lizenz für SMS-Erinnerungen zugeordnet.
• Im Praxisdialog ist der SMS-Service aktiviert.
• Beim Patienten ist eine gültige Mobilfunknummer im Feld Mobil hinterlegt und im Reiter Status ist SMS aktiviert.

Schritt-für-Schritt

Aktivieren von SMS-Erinnerungen für eine Praxis

Solltest du es deinen Patienten ermöglichen wollen, per SMS an Termine erinnert zu werden, bietet SMART.VO die passende Lösung. Hierfür benötigst du vorher eine entsprechende Lizenz. Bitte sprich uns direkt darauf an.

Wenn die  Lizenz zu geordnet ist, kann der SMS-Service in den Praxis-Einstellungen aktiviert bzw. deaktiviert werden.

Im Praxisdialog legst du zusätzlich den Versandzeitpunkt und den Erinnerungstext für den SMS-Versand fest.

Voraussetzung für SMS-Erinnerungen

Bitte stell sicher, dass jeder Patient, der SMS-Erinnerungen wünscht, eine gültige Mobilfunknummer im entsprechenden Feld “Mobil” in den Patienteninformationen > Kontakt hinterlegt hat. Bitte speichere die Nummer im Format

017012345678

ohne Bindestriche, Leerzeichen und Tippfehler, wie z.B. O statt 0.

Im Reiter “Status” muss der Haken für “SMS” gesetzt sein.

Terminanlage und SMS-Erinnerung

Jeder neue Termin ist geeignet für SMS-Erinnerungen. Dies kannst du am Haken am unteren Fenster eines Termins erkennen. Sollen für einen Termin keine SMS-Erinnerungen versendet werden, entferne den Haken einfach.

Damit der SMS-Service-Provider (Dienstleister), welchen wir für den SMS-Versand verwenden, die Versandaufträge erhalten kann, muss SMART.VO online sein.

Beim Anlegen eines Termins gibt es eine technische Karenzzeit von ca. 1 Stunde, bevor eine SMS-Erinnerung versendet werden kann. Das heißt, wenn ein Termin z.B. um 10:00 Uhr in SMART.VO angelegt wird, funktionieren SMS-Erinnerungen erst für Termine nach 11:00 Uhr.

Wir wissen, dass dies für Tests oder Vorführungen manchmal ungünstig sein kann, wir bitten daher um dein Verständnis und möchten darauf hinweisen, dass wir hierauf leider keinen Einfluss haben.

Das Löschen eines Termins (z.B. wegen Absage) funktioniert sofort. Die SMS-Erinnerung für diesen Termin wird beim Dienstleister sofort abgesagt.

Das Verschieben eines Termins (via Verordnungsansicht oder Kalender) unterliegt der technischen Karenzzeit von ca. einer Stunde.

Bekannte Probleme

Internetverbindung

Für den SMS-Versand wird ein Online-SMS-Provider angesprochen, der alle Nachrichten zentral versendet. SMS-Erinnerungen werden mit der Terminierung in SMART.VO eingerichtet.

Bitte stell entsprechend sicher, dass der Computer eine Verbindung zum Internet hat.

Fehlende/falsche SMS-Erinnerungen

Solltest du, z.B. durch Patienten-Feedback, erfahren, dass …

• SMS-Erinnerungen bei einen Patienten nicht ankommen,
• SMS-Erinnerungen trotz Terminverschiebung oder -absage trotzdem zugestellt werden,

reaktiviere bitte die SMS-Teilnahme in den Patienteninformationen > Reiter “Status” auf folgende Weise:

Dialog öffnen > Haken entfernen > Dialog mit “OK” schließen > Dialog erneut öffnen > Haken wieder setzen > Dialog mit “OK” schließen

Für alle anderen Probleme mit den SMS-Erinnerungen gilt:

Sollte deine Praxis sonstige Probleme mit dem SMS-Versand haben, dann benötigen wir eine konkrete Beschreibung des Problems, um die Fehlerursachen zu untersuchen.

Bitte prüfe vorab folgende Checkliste:

• War/ist der Computer, auf dem SMART.VO läuft, online?
• Ist für den Patienten eine gültige Mobilfunknummer im Feld “Mobil” hinterlegt?
• Ist der Patient für SMS-Erinnerungen berechtigt/aktiviert?
• Existiert tatsächlich ein Termin für die berichtete, vermeintlich fehlende/falsche SMS-Erinnerung?
• Nach dem Anlegen/Verschieben eines Termins kann es bis zu 1h dauern, bis diese Änderung dem SMS-Dienstleister mitgeteilt wird. Das Programm sollte deshalb nach der letzten Terminierung nicht zu schnell beendet werden. Dies ist insbesondere bei Terminen einen Tag vor Behandlungsbeginn zu berücksichtigen.

Bitte beantworte anschließend folgende Fragen:

• Wurde der fragliche Termin in der Vergangenheit bereits ein oder mehrere Mal verschoben?
  • durch Ziehen im Kalender (Drag and drop)
  • durch Ziehen im Kalender mit Hilfe der “Zwischenablage” (Drag and drop)
  • durch Änderung im Termindialog in der Verordnungsansicht
• Werden zu viele SMS-Erinnerungen für einen bestimmten Termin versendet, z.B. doppelt?
• Wurde gar keine SMS-Erinnerung versendet, obwohl sowohl Praxis, Patient und Termin für SMS-Erinnerungen aktiviert sind?
• Wurde eine SMS-Erinnerung mit falschen Daten versendet?
• Welcher Patient hat falsche/fehlende SMS-Erinnerungen erfahren und wie lautet dessen Mobilfunknummer?
• Welcher Termin ist betroffen bzw. wie sollte die Erinnerung richtigerweise lauten?
• Wie lautet der Text der falschen SMS-Erinnerung und zu welchem Zeitpunkt wurde sie empfangen?

Gern nehmen wir auch Screenshots/Bildschirmvideoaufnahmen entgehen.

Wir freuen uns auf deine Rückmeldung.

Häufige Fragen

Was ist die Voraussetzung für SMS-Erinnerungen in einer Praxis?
Für die Praxis muss eine passende Lizenz zugeordnet sein. Erst danach kann der SMS-Service in den Praxis-Einstellungen aktiviert werden.

Wo wird der Versandzeitpunkt und der Erinnerungstext festgelegt?
Im Praxisdialog. Dort legst Du den Versandzeitpunkt und den Erinnerungstext für den SMS-Versand fest.

Wie muss die Mobilfunknummer beim Patienten gespeichert werden?
Ohne Bindestriche und ohne Leerzeichen. Die Nummer soll nur aus Ziffern bestehen, zum Beispiel 017012345678.

Wo aktivierst Du SMS-Erinnerungen für einen Patienten?
Im Patientendialog im Reiter Status. Dort muss der Haken bei SMS gesetzt sein.

Sind neue Termine automatisch für SMS-Erinnerungen geeignet?
Ja. Jeder neue Termin ist grundsätzlich für SMS-Erinnerungen geeignet.

Woran erkennst Du, ob für einen Termin eine SMS-Erinnerung aktiv ist?
Am Haken im unteren Fenster des Termins. Wenn keine SMS versendet werden soll, kannst Du den Haken entfernen.

Muss SMART.VO online sein?
Ja. SMART.VO muss online sein, damit der SMS-Service-Provider die Versandaufträge erhalten kann.

Wann funktionieren SMS-Erinnerungen nach dem Anlegen eines Termins?
Erst nach einer technischen Karenzzeit von ca. 1 Stunde. Ein um 10:00 Uhr angelegter Termin kann daher erst für Erinnerungen nach 11:00 Uhr berücksichtigt werden.

Was passiert beim Löschen eines Termins?
Die SMS-Erinnerung wird sofort beim Dienstleister abgesagt.

Was passiert beim Verschieben eines Termins?
Auch hier gilt eine technische Karenzzeit von ca. 1 Stunde.

Was kannst Du tun, wenn SMS-Erinnerungen bei einem Patienten fehlen oder falsch sind?
Aktiviere die SMS-Teilnahme im Patientendialog neu. Öffne dazu den Dialog, entferne den Haken, schließe mit OK, öffne den Dialog erneut, setze den Haken wieder und schließe erneut mit OK.

Was solltest Du vor einer Fehlermeldung prüfen?
Prüfe, ob der Computer online war, ob eine gültige Mobilfunknummer hinterlegt ist, ob der Patient für SMS-Erinnerungen aktiviert ist und ob der betroffene Termin tatsächlich existiert.