FAQ
Auf meinen Terminzetteln erscheint nicht die Praxisanschrift. Wie ändere ich das?
Dazu ist Folgendes zu prüfen:
Unter Praxis → Praxisgruppe und/oder Praxis muss die Adresse etc. angegeben sein.Unter Report → Einstellungen → Terminzettel (20213) muss “Fuß anzeigen” ausgewählt sein.
Kann ich den Status bei Privatverordnungen und Selbstzahler*innen auch auf "Abgeschlossen" setzen wie bei HVO13? Oder bleiben diese immer im Status "Abrechnung"?
Den Status “abgeschlossen” erhalten Verordnungen nur, wenn sie zu einem Abrechnungspaket hinzugefügt werden und Sie dieses versenden. Privatverordnungen sind da standardmäßig ausgenommen und können nur in ein Abrechnungspaket aufgenommen werden, wenn Sie dies in den Programmeinstellungen (Zahnrädchen oben rechts) im Abschnitt “Abrechnung” angeben, also “Privatrechnungen in Abrechnungspaket aufnehmen” aktivieren.Wenn das erfolgt ist, legen Sie am besten ein zusätzliches Paket für die Privatverordnungen/Selbstzahler*innen an und benennen es entsprechend (z.B. “2021-10 privat”). Sie können Ihre Privatabrechnung dann selbstverständlich nach wie vor selbst erledigen und es fallen keinerlei zusätzliche Kosten für Sie an.Hinweis: Erst nachdem die Änderung in Kraft ist, können abgerechnete Privatrezepte in Pakete aufgenommen werden. Bereits früher abgerechnete Rezepte verbleiben in dem Status “Abrechnung” und können nicht mehr (bzw. nicht ohne weiteres) in ein Paket überführt werden.
Wenn ich bei einem Selbstzahlertermin die Zahlung erfasse, kann ich keine weiteren Termine mehr hinzufügen. Wie lässt sich das ändern?
Um Einzeltermine so unkompliziert wie möglich abrechnen zu können, gilt eine Selbstzahler-'Verordnung' standardmäßig sofort als abgerechnet, wenn die Zahlung erfasst ist. Um das anders zu handhaben, kann unter Programmeinstellungen (Zahnrädchensymbol oben rechts) → Verordnung → Finanzen der Punkt "Selbstzahler: Bei Bezahlung sofort abrechnen" deaktiviert werden.
Wie ändere ich den Zuzahlungsstatus eines Patienten?
Haben Sie eine Verordnung in SmartVO geöffnet und wollen gern den Zuzahlungsstatus des Patienten ändern? Dieser ist direkt mit der Patientenakte verknüpft. Um diese zu bearbeiten, klicken Sie bitte das Stiftsymbol oben rechts an der Kachel an. Nun können Sie im unteren Abschnitt den Zeitraum der Zuzahlungsbefreiung des Patienten eintragen.
Wie binde ich mein eigenes Logo in Dokumente ein?
Zunächst wird das Logo als Bilddatei (PNG oder JPG) benötigt. Diese muss ins Format 702:62 Pixel (Breite : Höhe) gebracht werden. Das ist z.B. mit dem in Windows enthaltenen "Paint" möglich.Speichern Sie die Datei unter der Bezeichnung "Reportlogo.jpg" bzw. "Reportlogo.png" bitte in folgendem Ordner ab: C:\ProgramData\Henara\SmartVODas ist der Datenbankpfad. Bitte nicht mit dem Installationsverzeichnis verwechseln (C:\Programme\Henara\SmartVO). „ProgramData“ ist ein Systemordner und wird deswegen unter Windows standardmäßig ausgeblendet. Um diesen einzublenden, bitte in der Menüleiste des Windows-Explorers auf „Ansicht“ gehen und dort „ausgeblendete Elemente“ auswählen.Sobald die Datei im Datenbankpfad liegt, wird das Logo automatisch in alle Reports des Programms übertragen.
Wie erstelle ich ein Lastschrift-Mandat und erzeuge die entsprechenden Sepa-Lastschriftdateien?
Wie kann ich das Zahlungsziel für Privatrechnungen und Co. ändern?
Die Zahlfrist kann in den Programmeinstellungen (Zahnrädchensymbol oben rechts) → Verordnung → Finanzen angepasst werden, vorausgesetzt, das Chef-Account ist angemeldet.Blankoverordnung
Wie kann ich zur Abrechnung bereitgestellte Verordnungen noch einmal bearbeiten?
Falls der Button “Korrektur” nicht zur Verfügung steht, ist im Chef-Account Folgendes zu tun: Doppelklick auf die Statusanzeige öffnet den Dialog “Aktionen”. Hier lässt sich die “Verordnung entsperren”.
Sollte die VO sich schon in einem (noch nicht versendeten!) Abrechnungspaket befinden, ist diese bereits wieder bearbeitbar, sobald sie aus dem Paket entfernt wird.
Wie lege ich Selbstzahlertermine an und verbuche sie?
Eine Bearbeitungsmöglichkeit im Bereich Terminplaner und Sync ermöglicht die direkte Bezahlung, ohne über eine Verordnung gehen zu müssen. Das ist besonders interessant für "Einmaltermine", z.B. "Massage privat" oder Ostheopatie (einmalig).
Sie haben einen selbst zahlenden Patienten und möchten seine Behandlung möglichst schnell und einfach abrechnen und verbuchen (ohne Umweg)?
Suchen Sie einen Slot bei einem Therapeuten und drücken die rechte Maustaster oder oben im Menü den Button "Selbstzahler". Klicken Sie darauf und legen Sie im nachfolgenden Dialog Patient, Therapeut, Termin und Heilmittel fest. Sobald der Termin eingetragen ist, können Sie mit einem Klick darauf direkt über den Kalender die Zahlung erfassen.Termin raussuchen
Wenn Patient kommt, dann den Termin mit rechter Maustaste aktivieren und den Button "Zahlen" drücken
Und zuletzt Zahlungseingang erfassen!
Und wenn der Patient es wünscht, können Sie die Quittung ausdrucken!
Wie lege ich Serienzeiten in meinem Terminplaner an?
Zum Anlegen eines Dauertermins macht man einen Rechtsklick auf einen freien Bereich im Terminplaner.Es erscheint das Kontextmenu, aus dem man "Dauertermine ohne Verordnung" auswählt.Daraufhin öffnet sich der Dialog zur Anlage des Dauertermins. In diesem wählt man einen Patienten aus oder legt einen neuen an. Dann wählt man einen Therapeuten aus, wobei derjenige vorausgewählt ist, auf dessen Kalenderspalte man geklickt hatte.Dann wählt man einen Wochentag, eine Uhrzeit und einen Turnus aus, wobei im Terminplaner angeklickte Uhrzeit und Wochentag sowie der Turnus "wöchentlich" vorausgewählt sind.Dann legt man per Datumsauswahl den Zeitraum fest, in welchem die einzelnen Termine am gewählten Wochentag zur gewählten Uhrzeit beim gewählten Therapeuten im gewählten Turnus erzeugt werden, wobei das im Terminplaner angeklickte Datum als Start vorausgewählt ist und das Ende genau sechs Monate später.Danach wählt man das Heilmittel aus, das voraussichtlich bei den Terminen erbracht wird - von dieser Wahl hängt die Länge der jeweiligen Termine ab.Beendet man den Dialog nun mit "OK", so werden alle Termine angelegt, die nicht in Konflikt mit gesetzlichen Feiertagen, Öffnungszeiten, Arbeitszeiten, Krankheit, Urlaub, Qualifikationen, Raumbelegung oder anderen Terminen des Therapeuten stehen. Sollte dies für mindestens einen Termin der Fall sein, so folgt ein Dialog mit der Liste von Terminen, die aufgrund solcher Konflikte nicht erzeugt wurden.
HINWEIS ZUR UNTERSCHEIDUNG VON TERMINSERIENAls Terminserie gelten alle Dauertermine eines Patienten in einer Praxis mit dem gleichen Heilmittel, d.h.: legt man in einer Praxis für einen Patienten mehrfach Dauertermine mit dem gleichen Heilmittel an, so werden diese vom Programm als ein- und diesselbe Serie gedeutet.
Bei offenen Fragen melden Sie sich per ☎ 0331 626 484 0 oder E-Mail.
Wie lösche ich eine Verordnung?
Wenn eine Verordnung nicht gelöscht werden kann, sprich: der Löschen-Button ist inaktiv, so liegt dies in der Regel daran, dass Zahlungen und/oder Rechnungen hinterlegt sind. Diese sind im Validierungsbereich im Reiter “Rechnungen” leicht zu finden. Per Rechtsklick auf die entsprechende Rechnung lässt sich die Zahlung bzw. Rechnung schnell im Kassenbuch bzw. in der Rechnungsliste öffnen und stornieren. Im Anschluss muss die Verordnung aktualisiert werden und ist nun löschbar.
Wie lösche oder bearbeite ich ein Heilmittel/Hausbesuch?
Um ein hinfälliges Heilmittel zu löschen, klicken Sie im Abschnitt Heilmittel auf die betreffende Position. Damit ist diese ausgewählt. Klicken Sie nun das Stiftsymbol oder das Kreuz oben rechts an, um das jeweilige Heilmittel oder den Hausbesuch zu ändern bzw. zu entfernen.
Wie passe ich die Arbeitszeiten der Therapeuten meinem SmartVO-Kalender /Terminplaner an?
Um einem Therapeuten die gewünschten Arbeitszeiten anzulegen, öffnen Sie bitte den Kalender bzw. Terminplaner.
Unter dem Reiter "Arbeitszeiten" können Sie diese anpassen. Es öffnet sich ein Dialogfeld, welches dem eigentlichen Terminplanersehr ähnelt. In der oberen linken Ecke können Sie den Therapeuten auswählen, für welchen Sie die Zeiten anpassen wollen. Haben Sie Beschriebenes getan, setzen Sie den Cursor an die gewünschte Anfangsuhrzeit des entsprechenden Tages, halten die linke Maustaste geklickt und ziehen den Cursor bis zu der gewünschten Endzeit auf. Dieses Vorgehen wiederholen Sie nun für die restlichen Wochentage.
Um die angelegten Zeiten für die folgenden Wochen zu übernehmen, klicken Sie bitte auf "Speichern", gehen mithilfe des "Weiter"-Buttons in die nächste Woche und klicken auf "Anwenden". Somit werden die Arbeitszeiten generell für den ausgwählten Therapeuten übernommen.
Wie wähle ich einen zweiten ICD-10-Code aus?
Die Auswahl des ersten ICD-10-Codes erfolgt bekanntlich einfach mit "Enter". Der Assistent führt Sie unmittelbar darauf zur Auswahl des zweiten ICD-10-Codes. Hier gibt es einen entscheidenden Unterschied: Es befinden sich nun Auswahlkästchen vor den entsprechenden Codes, die es ermöglichen, sogar mehr als einen zusätzlichen ICD-10-Code auszuwählen. Suchen Sie den für Sie relevanten ICD-10-Code und wählen Sie das dazugehörige Kästchen per Leertaste oder Mausklick aus. Jetzt können Sie mit "Enter" zum nächsten Schritt übergehen.